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网站后台审批流系统UI交互设计指南

导语: 帮助「初阶产品经理」、「产品体验设计师」、「交互设计师」系统化了解「什么是审批流」、「如何盘点审批流」、「如何设计审批页面」,以此,在基于合规化的前提下,制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统。

文章概览

全文共5大章节,阅读全文大概需要10分钟。

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一、认识审批流

1、什么是审批流

审批流,是一种工作流,常见于中后台系统,其本质是待审信息的流动方式及决策过程。即申请者(人或系统)提供待审信息,交由相关审批人进行传递及处理,期间,每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对(检查/确认…)、判断(通过/驳回/转交/挂起…)及协商(反馈意见…),直至抵达最高决策层进行取舍。

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2、为什么要创建审批流

合规化:帮助管理者规范团队的运转流程、防范决策失误;引导申请者遵循正确的流程规范,避免违规操作。

3、审批流的构成要素

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谁发起审批(申请者):不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商。

谁来审批(审批者):可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于权限与分工。

按什么规则审批(审批规则):不同权限与分工的审批者按一个或多个审批条件进行审批。

审批什么(待审信息):申请者基于不同的申请事项,按要求提供的信息。

各角色可以干嘛(操作动作):可以是审批操作(通过、驳回…),也可以是流程操作(转交、撤回…)。

怎么告诉各角色(通知方式):即通知申请者、审批者的渠道(短信、电话、邮件、平台消息提醒…)。

4、好的审批流要满足什么条件

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信息传达准确:能有效并准确传达审批流的相关信息。

流程操作高效:能提升组织内部的运转效率。

节点可预知:能帮助各角色提前了解审批流程。

历史可回溯:对已结束的审批单据能随时回溯。

二、盘点审批流程

设计一个信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批流,需要对其构成要素进行全面的盘点。盘点的目的是为了快速理解审批流的业务逻辑,结合用户诉求挖掘产品机会点,明确产品优化方向。盘点的步骤涵盖以下 3 步:

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1)归纳角色类型:洞察审批流的用户特性,提取有效的角色分类维度。

2)理清任务流程:梳理角色场景任务,明确什么人在什么场景下能做什么事。

3)挖掘产品机会点、功能点:穷举每个角色的诉求、痛点,挖掘产品机会点,转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向。

1、归纳角色类型

在一个闭环的审批流中,每个用户基于自己的岗位职责和权限分工需要完成不同的任务,用户的角色可抽象为两大类:申请者和审批者。

1)申请者:不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商,因此需要我们明确申请者的来源及组成方式。

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2)审批者:可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于岗位职责和权限分工,因此需要我们明确审批者之间的关系,对审批者做进一步角色的分类。

  • 按审批等级进行角色分类。

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  • 按岗位职责进行角色分类

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本步骤产出物:角色列表。

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2、理清任务流程

在完成角色类型的归纳后,为了知道什么人(Person)在什么场景下(Context)能做什么任务(Task),可以采用PCT法来理清审批流的角色场景任务。 11

一般,常见的审批任务流程类型有以下几种:

1)指定审批流程:即申请者(人或系统)提供待审信息,自助指定下一环节审批人。

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tips:此类型任务流是一种轻量灵活的审批形式,适用于公司规模不大,流程未标准化的业务形态。

2)串行审批流程:即申请者(人或系统)提供待审信息,自动传递至审批环节进行处理,上一审批环节通过后才会进入下一审批环节。

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tips:此类型任务流是一种线性递进式的审批形式,适用于已下沉,已标准化的业务形态。同时,每个环节的驳回,可以根据业务需求,设计成驳回到发起人、驳回到上一个环节或驳回到指定环节进行重新审批,或兼而有之作为选项供审批人选择。

3)并行审批流程:即申请者(人或系统)提供待审信息,自动传递至审批环节进行处理,其中,一个审批环节会设置多个人或多个角色,审批通过的方式有以下2种:

  • 会签:全部审批人或角色通过后,上一审批环节才可到下一审批环节。
  • 或签:同一审批环节,任意一人或角色通过即可到下一审批节点。

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tips:此类型任务流是一种群体 check 的审批形式,适用于严格谨慎的业务类型。一般情况,一个人或角色在该审批环节驳回,即等同于整个审批环节驳回。

4)条件触发审批流程:即申请者(人或系统)提供待审信息,触发不同的审批条件后,自动传递至指定审批链条进行处理。

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tips:此类型任务流是一种触发式的审批形式,适用于权限定位清晰的业务类型。可提升长链条审批的效率,降低审批链条的重复性。

5)混合审批流程:即混合上述4种任务流程类型进行的流程组合,涵盖指定审批流程、串行审批流程、并行审批流程以及条件触发审批流程。

tips:此类型任务流是一种连接多链条的审批形式,适用于复杂、多情形的业务形态。

此外,在实际工作中,我们还可以配合泳道图完成角色场景任务的梳理。从角色使用产品完成某一个任务为目标,来梳理用户角色(人)在特定环境(场景)下依赖产品的部分功能(工具)完成目标任务的整个任务周期(任务),包括线下和线上。

本步骤产出物:角色场景任务泳道图。

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3挖掘产品机会点、功能点

最后,基于用户诉求及痛点,绘制用户旅程地图,挖掘产品机会点;转化产品机会点为功能点,罗列产品功能列表,明确产品优化方向,完成审批流流程的盘点。

1)基于用户诉求及痛点,挖掘产品机会点。

  • step1:记录每个阶段的用户体验。
  • step2:穷举每个角色在不同任务目标下的诉求及痛点。
  • step3:脑暴解决方案。
  • step4:挖掘产品机会点。

本步骤产出物:各角色用户旅程地图。

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2)转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向。

  • step1:归纳产品机会点。
  • step2:转化为产品功能点。
  • step3:基于战略方向及技术实现难度,明确产品优化方向。

本步骤产出物:产品功能列表。

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三、设计审批页面

在盘点完流程后,接下来则进入到审批页面的具体设计中。设计的目标是为了提升审批流的用户体验,让流程更好用。设计的步骤涵盖以下 3 步:

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1)搭建信息架构:基于审批流中每个角色的关注点搭建信息架构,理清权限范畴。

2)优化审批流程:明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。

3)组装通用页面:定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度,组装通用页面。

1搭建信息架构

基于审批流中每个角色的「关注点」搭建信息架构;采用基于角色的权限模型(RBAC0),理清每个角色的权限范畴。帮助用户快速「找到」自己要进行的审批任务。

1)基于每个角色的关注点,搭建信息架构。

  • step1:将审批流中每个角色的关注点进行排列组合。(此环节可邀请用户进行卡片分类,用于理解用户习惯及心智模型)
  • step2:决策组合方案,合并功能点。(基于用户诉求及产品诉求决策组合方案,按组合纬度合并功能点)
  • step3:搭建信息架构,明确导航层级。

tips:一般情况,申请者更关注“我创建的申请”;审批者更关注“我的待审”。

本阶段产出物:信息架构推导脑图。

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2)控制每个角色操作及数据的维度,理清权限范畴

  • step1:罗列各信息架构下操作及数据的维度。
  • step2:按角色进行权限控制。

本阶段产出物:角色权限列表。

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备注:如何进行权限设置,可参考文章《权限设计指南》。

2、优化审批流程

随后,结合前期梳理的「用户目标」和「产品机会点」,明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。帮助用户便捷「操作」自己要进行的审批任务。

1)精简非必要步骤,优化核心任务流程。

  • step1:明确用户目标和任务周期。(已在前期 “如何「盘点」审批流流程”第二步完成)
  • step2:结合产品机会点,明确合适的流程颗粒度,均衡作业顺序。(实践发现一个操作动作尽可能对应一个独立页面,流程颗粒度为最佳)
  • step3-1:重构业务逻辑,通过重组业务逻辑优化任务流程。

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tips:在流程的重组上,还可基于业务逻辑的要求,设置会签,或签审批逻辑,帮助审批流程更加的高效。

  • step3-2:精简非必要步骤,通过重组信息层级优化任务流程。

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tips:一般情况,在上一步搭建信息架构的过程中,基于用户的关注点,会指导我们对任务的前后路径进行“预优化”,而不仅仅是到了这一步才开始着手启动。

本步骤产出物:已优化的核心任务流程。

3、组装通用页面

最后,以优化后的核心任务流程为指引,基于原子设计理念,定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度排布通用页面,帮助用户准确「获取」审批流的有效信息,完成审批流页面的设计。

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基于原子设计理念,通过信息收集、功能区归纳,功能模块规范,按每个角色对不同事项的关注层级,排布通用页面,构建科学规范的设计系统。

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tips:在审批页面设计中,除开确保基础审批信息的传达外,还需要关注流程信息的有效传递,帮助各角色提前了解审批环节,清晰知道当前审批进度。

本步骤产出物:审批流通用页面。

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四、其它关注事项

1连接消息通知

另外,在设计审批页面的过程中,为了闭环线上、线下信息之间的有效传达,还需要关注消息通知的传递方式。结合用户已形成的消息获取习惯,连接任务与任务之间的信息,帮助用户及时「接收」审批流的消息通知。

1)平台内消息通知,覆盖更全面的消息类型,提供多种消息存储方式。

2)平台外消息通知,结合用户习惯,基于已有载体进行消息的扩散。

本步骤产出物:消息通知方式及页面。

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五、总结

本文较为系统的从「认识审批流」、「盘点审批流程」以及「设计审批流页面」这三个部分,初步阐述了在基于合规化的前提下,如何制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统及其相关的设计方法。结合具体的案例,希望能帮助到初阶产品经理、产品体验设计师、交互设计师,在基于各自业务场景及用户诉求下,完成审批流的重组及具体页面设计,若实施过程中遇到文中方法无法解决的情况欢迎随时联系小编。

转载注明:云瑞设计
原文地址:腾讯CDC

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